Plangesteuertes Projektmanagement

Prozesse und Projektmethoden spielen bei der Implementierung von funktionsübergreifenden Querschnittsystemen (hauptsächlich ERP, aber auch CRM, MES, Workflow-Systeme und ähnliche Software) eine tragende Rolle.

Alleine beim Thema Projektmanagement, d.h. bei der Planung, Steuerung, Ausführung und Überwachung auf Aufgaben, die in einem solchen Vorhaben anfallen gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten. Es gibt plangesteuerte und agile Projektmanagementmethoden.

Kommen wir zunächst zu den plangesteuerten Projektmethoden: Beim plangesteuerten Projektmanagement gehen wir davon aus, dass ein Projektleiter oder ein Team von Projektleitern (bei komplexen Projekten mit Unterprojekten) einen fundierten Plan mit allen erforderlichen Details zur Ausführung der benötigten Aktivitäten erstellt als eine Art „big picture up front“. Die Leitung des Projekts durchdenkt also im Vorfeld die erforderlichen Abläufe.

Es können bei bestimmten plangesteuerten Methoden Änderungen eingeplant werden oder Rückkoppelungen vorgesehen werden, die unter bestimmten Umständen durchzuführen sind. Aber diese Rückkoppelungen sind Bestandteil eine Plans der aus Phasen, Meilensteinen, Aktivitäten, Verantwortlichen und genauen Dokumentationen besteht die möglichst spezifisch sind, damit die Mitarbeiter im Projekt dem „big picture up front“ folgen können.

Eine weitere Eigenschaft des plangesteuerten Projektmanagement sind die eng gefassten zeitlichen Plandaten, mit Vorgängern, Nachfolgern und vorgesehene Zeiten für die Ausführung und ggf. die Definition von Pufferzeiten die mögliche Verzögerung einplanen.

Damit die Leitung des Projekts ihren Plan durchsetzen kann, muss das plangesteuerte Projektmanagement dokumentengetrieben und outputzentriert erfolgen. Dokumentengetrieben bedeutet, die Projektleitung muss die ToDo‘s und Konzepte spezifisch und detailliert erstellen, damit der Plan nachvollziehbar ist für die Projektbeteiligten. Outputzentriert bedeutet, dass die Projektleitung eine systematische Kommunikation der ToDo’s und Konzepte zu den Projektbeteiligten durchführen muss, um die Umsetzung des Plan durchzusetzen.

Abweichungen vom Plan sind häufig mit Schwierigkeiten verbunden, es sei denn es sind derartige Abweichungen eingeplant (geplante Rückkoppelungen). Abweichungen führen häufig zu aufwendigen Änderungen des meist weitreichenden “big picture up front”, in welchen die Abhängigkeiten zwischen den Phasen und Aktivitäten, sowie Meilensteinen nicht unterbrochen werden dürfen, um Inkonsistenzen zu vermeiden.

Auch der Zeitpunkt des Ergebnisses, bei welchen die Stakeholder eines Projekts mit dem Projektergebnis in Berührung kommen hängt von dem Plan ab, den die Leitung des Projekts erstellt. Gibt es keine Test- oder Validierungsphasen im Projektplan, so kommen die Kunden des Projekts erst mit Abschluss des Projekts (Release) mit dem Projektergebnis in Verbindung.