Kanban
Kanban ist eine sehr weit verbreitete Methode, weil sie generisch, flexibel und leicht verständlich ist. Sie gehört zu den agilen Projektmanagementmethoden.
Bedeutung
Bedeutung des Begriffs: „Signalkarte“ oder „Plakatwand“ auf Japanisch
Ursprünglich Just-in-Time (JIT) Produktionsmethode zur Steuerung der Logistik in einer Produktionskette
Grundgedanke:
- Verwendung von Karten („Kanbans“) an jeder Station in der Kette, um die Anzahl der Teile dar zustellen die produziert werden sollen, wenn ein bestimmter Meldebestand unterschritten ist
- Wenn eine Station keine Teile mehr hat (oder kurz davor), wird ein Kanban an den Versorger (Produktionseinheit oder Lieferant) geschickt → Bedarf an neuen Teilen
- Kanban „holt“ neue Teile vom Lieferanten
In der Entwicklung anderer Leistungen (Software, Prozesse):
Anwendung des Prinzips auf spezifische Prozesse, d. h. Fertigstellung von Aufgaben statt der Produktion von Teilen.
Kanban verwendet ein visuelles, PULL-basiertes System (Verfahren des Holens / Ziehens, wenn man Zeit hat, etwas umzusetzen) zur Optimierung des Wertflusses durch einen Prozess
Fluss ist die Bewegung von potenziellem Wert durch ein System.
Die Definition von Wert kann z. B. die Bedürfnisse des Kunden, der Endbenutzer, der Organisation und der Umwelt umfassen.
Optimierung der Abläufe durch Kanban
Bei der Optimierung des Arbeitsflusses geht es darum, das richtige Gleichgewicht zwischen Effektivität, Effizienz und Vorhersehbarkeit zu finden:
- Ein effektiver Arbeitsablauf liefert das, was die Kunden wollen, wenn sie es wollen.
- Ein effizienter Arbeitsablauf setzt die verfügbaren wirtschaftlichen Ressourcen so optimal wie möglich ein.
- Ein vorhersehbarer Arbeitsablauf ermöglicht genaue Prognosen der Wertlieferung innerhalb eines akzeptablen Grades von Unsicherheit
Wichtigste Praktiken von Kanban
Kanban kann für die meisten Arbeitsabläufe eingesetzt werden und ist nicht auf einzelne Branchen oder Kontexte beschränkt.
Die wichtigsten Praktiken sind:
- Definieren und Visualisieren eines Arbeitsablaufs (Workflows)
- Aktive Verwaltung der Elemente im Arbeitsablauf
- Verbesserung des Arbeitsablaufs
Kanban kann allein oder als Ergänzung zu anderen Techniken eingesetzt werden.
Definition des Arbeitsablaufs mit Kanban
Ein explizites gemeinsames Verständnis des Ablaufs, die „Definition of Workflow“ (DoW), muss
zwischen allen Mitgliedern des Kanban-Systems etabliert werden.
Der DoW wird mit Hilfe dem Kanban Board visualisiert.
Das Kanban Board (einfachste Form)
Ein Definition of Workflow (DoW) wird zumindest durch die folgenden Definitionen geschaffen:
- Definition von „Arbeitsaufgaben“ – einzelne Werteinheiten, die sich durch den Arbeitsablauf bewegen
- Festlegen, wann Arbeitsaufgaben „begonnen“ und „beendet“ werden
- Definition der Zustände, die die Arbeitsaufgaben (Work Items) durchlaufen (Work In Progress)
- Definieren, wie „Work In Progress“ (WIP) kontrolliert werden soll
- Explizite Richtlinien für die Durchlaufzustände
- Eine Service Level Expectation (SLE- Service Level Erwartung): Vorhersage der Zeit, die ein Work Item vom Start bis zur Fertigstellung benötigt
Zusätzliche Elemente sind oft erforderlich, z.B. abhängig von Werten, Prinzipien oder Arbeitsvereinbarungen.
Kanban in der Praxis
Kanban-Boards werden abhängig von dem zu Beginn zu definierenden Definition of Workflow, mit dem ein gemeinsames Verständnis über den Arbeitsablauf erzeugt wird, individuell konfiguriert.
Beispiel:
Managen des Workflows mit Kanban
Die Elemente im Workflow können auf verschiedene Weise aktiv verwaltet werden:
Work In Progress (WIP) steuern
- Explizite Kontrolle der Anzahl von Arbeitsaufgaben (Workitems) in einem Workflow (Work In Progress-Limits)
- Dadurch wird ein Pull-System geschaffen: Elemente werden nur zur Bearbeitung geholt, wenn die Kapazität dafür gegeben ist
- Wenn der WIP unter das Limit fällt, werden neue Items geholt
- Holen neuer Workitems
- Vermeidung der Anhäufung von Workitems in jedem Teil des Workflows
- Unter Zuhilfenahme von Service Level Expectation (SLE – Service Level Erwartung) sicherstellen, dass die Workitems nicht unnötig altern
- Der Service Level Expectation (SLE) besteht aus einer Zeitspanne und einer Wahrscheinlichkeit – z. B. „80 % der Aufgaben werden innerhalb von 4 Tagen oder weniger erledigt“.
- Sie sollte auf der historischen Durchlaufzeit basieren und auf der Kanban-Tafel visualisiert werden.
- Ohne historische Daten (die für eine exakte Aufwandsprognose verwendet werden könnte) wird eine „fundierte Schätzung“ durchgeführt
- Blockierte Arbeit freigeben
Verbesserung des Arbeitsablaufs mit Kanban
Nutzung der gesammelten Informationen durch:
- Visualisierung
- Metriken
Die Mitglieder des Kanban-Systems optimieren den „Definition of Workflow“, um ihn effektiver, effizienter und vorhersehbarer zu machen.
Änderungen können und sollten je nach Kontext just-in-time vorgenommen werden.
Kanban ermöglicht auch die Umsetzung großer, nicht-inkrementeller Änderungen.
Kanban-Maßnahmen
Der minimale Satz von Fluss-Metriken besteht aus
- Work in Progress (WIP):
Anzahl der begonnenen, aber noch nicht beendeten Workitems (Arbeitsaufgaben) - Durchlaufzeit (Throughput):
Ermittlung der Anzahl pro (festzulegender) Zeiteinheit fertiggestellten Workitem - Workitem-Alter (Work Item Age): Zeit zwischen dem Start eines Workitems und dem aktuellen Zeitpunkt
- Zykluszeit (Cycle Time): Zeit zwischen dem Beginn und der Beendigung eines Workitems
Es wird empfohlen, diese Metriken zu visualisieren, um ein gemeinsames Verständnis für die Leistung des Kanban-Systems zu schaffen.
Weitere Kennzahlen sollten je nach Kontext verwendet werden.