Bedeutung von Informationssystemen

Entwicklungen im sozialen und geschäftlichen Umfeld erfordern eine effiziente Gestaltung von Informationssystemen. Hierzu gehören

1. Globalisierung
   ein hoher der Teil der Wertschöpfung in Europa und USA, sowie Asien besteht aus Außenhandel/Export. Hierzu werden globale Absatzmärkte benötigt und internationale Lieferketten, sowie ins Ausland ausgelagerte Geschäftsfunktionen
    
2. Zunehmende Bedeutung der Informationswirtschaft (und der Dienstleistungsbranchen)
   viele Unternehmen wandeln sich von Industrienationen zu wissens- und informationsorientierten Dienstleistungsgesellschaften. Die Anzahl MA in Industrie und Landwirtschaft nimmt ab. Die Anzahl MA im Servicebereich nimmt stark zu, vor allem bestehend aus dem IT-Bereich. Auch die Unternehmenswerte im IT-Bereich sind am größten.
    
3. Wandel der Organisationsstrukturen
   flache und flexible Strukturen ersetzen die hierarchischen, zentralistischen und funktionalen Organisationen in Unternehmen. Dadurch lassen sich Wertschöpfungsketten flexibel an sich verändernde Märkte anpassen. Dies geschieht durch die Nutzung von modernen it-getriebenen Informationssystemen und durch die Flexibilisierung von Beschäftigungsverhältnissen, sowie einer gestiegenen Lern- und Entscheidungsfähigkeit von Mitarbeitenden.
    
4. Entstehung des (IT)-vernetzten Unternehmens
   Unternehmen werden immer mehr über Informationstechnologie miteinander vernetzt. Somit entstehen globale Informationssysteme und eine damit einhergehende Abhängigkeit von IT-basierten Informationssystemen
    

Angesichts der beschriebenen Entwicklung stellen sich für Unternehmen folgende Fragen:

1. Wie können angesichts dieser Herausforderungen Wettbewerbsvorteile aufgebaut und der Unternehmensfortbestand sichergestellt werden?
    
2. Welche strategische Bedeutung kommt Informationssystemen bei der Bewältigung dieser Herausforderungen zu?

Informationssysteme treten im betrieblichen Kontext nicht isoliert auf, sondern sind in eine Systemhierarchie eingegliedert, welche

• von ganzheitlichen Arbeitssystemen, bis hin zu
• kontextspezifischen, technischen Anwendungssystemen reicht.

In diesem Abschnitt werden daher

• Arbeitssysteme
• Informationssysteme und
• Anwendungssysteme

abgegrenzt.

Zudem werden die verschiedenen Arten von Informationssystemen benannt.

Das Arbeitssystem ist auf der obersten Ebene der betrieblichen Systemhierarchie.

Ein Arbeitssystem ist ein System in dem

1. menschliche Teilnehmer und / oder
2. Maschinen mithilfe von
   1. Informationen
   2. Technologien und
   3. anderen Ressourcen arbeiten, um
      • Produkte und / oder
      • Dienstleistungen
      • für interne Kunden (Leistungsempfänger im Unternehmen) oder
      • externe Kunden

herzustellen.

Teilnehmer eines Arbeitssystems sind Personen, die die Arbeit ausführen, wobei die Intensität der Benutzung von IT unterschiedlich ist. Bei der Analyse eines Arbeitssystems steht im Mittelpunkt die umfassende Rolle des Arbeitssystemteilnehmers und sie ist wichtiger als die Rolle des Technologiebenutzers. Es geht also darum, in Gänze zu verstehen, was der Mitarbeiter macht und nicht den Fokus auf die Benutzung von IT zu legen, weil nicht davon ausgegangen werden kann, dass das Arbeitssystem digitalisiert ist.

Informationen in einem Arbeitssystem sind kodifizierte und nicht kodifizierte Informationen. Kodifizierte Informationen sind vordefinierte Informationen, die bereits in digitaler Form, strukturiert vorliegen und somit standardisiert und systematisch wiederholbar sind. Nicht kodifizierte Informationen sind Informationen, sind “computerisierte” oder handschriftliche Dokumente, mündliche Vereinbarungen und formelle oder informelle Gespräche. Informationen können, müssen aber nicht computerisiert sein.

Technologien werden in einem System teilweise systematisch, teilweise unsystematisch und situationsbedingt eingesetzt. Dazu gehören zufällig verfügbare bei Bedarf brauchbare Technologien (z.B. Suchmaschine, Mobiltelefon, Tabellenkalkulation, die universell einsetzbar sind und Technologien die auf spezifische Situation zugeschnitten (z.B. spezifische Planungssoftware als Insellösung) sind oder aus der Kombination von beiden Technologien. Eine Trennung von Werkzeug (z.B. Software) und Technik (z.B. Laptop) ist überlegenswert, da es oft bessere Alternativen gibt.

Folgende, externe Faktoren beeinflussen ein Arbeitssystem:

• Umgebung/Umwelt: organisatorisches, kulturelles, wettbewerbsfähiges, technisches, regulatorisches Umfeld beeinflussen dies Leistung des Arbeitssystems. Zur Kultur gehören auch Verhaltensnormen der Organisation.
• Infrastruktur: menschliche, informationelle und technische Ressourcen
• Strategie: Leitgedanken und Entscheidungen auf hoher Ebene, innerhalb derer eine Organisation entworfen und betrieben wird. Die Strategie des Arbeitssystems soll auf die Strategie der Organisation und des Unternehmens abgestimmt sein, dem es dienen soll.

Ein Informationssystem ist ein Arbeitssystem, dessen Arbeitsverfahren der Informationsverarbeitung, d.h. dem

1. Erfassen
2. Übertragen
3. Speichern
4. Abrufen
5. Manipulieren und
6. Anzeigen
    

von Informationen gewidmet ist um beispielsweise

• Informationsprodukte für interne oder externe Kunden herzustellen.
• Arbeitssysteme zu unterstützen, die physische Produkte und Dienstleistungen für interne oder externe Kunden herstellen.

Die zunehmende Abhängigkeit von computergestützten Informationssystemen hat zu einer größeren Überschneidung zwischen
– Arbeitssystemen und den sie
– unterstützenden Informationssystemen geführt.

Informationen können somit auch z.B. über Papierdokumente gesammelt, strukturiert, verarbeitet, bereitgestellt kommuniziert, genutzt und transformiert werden.
Informationssysteme ist also nicht zu verwechseln mit Informationstechnologie.

Deshalb sind bei Geschäftsprozessanalysen niemals nur die informationstechnologiegestützten Informationssystem zu inspizieren, da auch nicht technische Informationssysteme grundlegend zur Funktionsfähigkeit einer Organisation beitragen können.

Ein Anwendungssystem ist ein System, das alle Programme beinhaltet, die als Anwendungssoftware für ein konkretes betriebliches Anwendungsgebiet

• entwickelt,
• eingeführt und
• eingesetzt werden.

Ein Anwendungssystem ist eine zentrale Komponente eines Informationssystems und entspricht dem Teil des Informationssystems, der technisch umgesetzt wird.

• In Unternehmen gibt es nicht ein einziges, sondern meist eine größere Anzahl von parallel eingesetzten Anwendungssystemen
• Beispiele: Rechnungswesen, Personalwesen, Logistik, Verkauf/Vertrieb/Marketing

Während Arbeitssysteme durch Informationssysteme unterstützt werden, bestehen Informationssysteme selbst aus Anwendungssystemen, die der technischen Realisierung (eines Teils) des Informationssystems dienen.

1. Anwendungssystem: Anwendungssoftware setzt mithilfe von Daten und Technologien einen betrieblichen Ablauf innerhalb eines Informationssystems technisch um. 
2. Menschliche und maschinelle Teilnehmer eines Arbeitssystems werden bei der Bewältigung einer Aufgabe durch Bereitstellung und Verarbeitung von Informationen unterstützt.
3. Menschliche Teilnehmer und / oder Maschinen arbeiten mithilfe von Informationen, Technologien und anderen Ressourcen, um Produkte und / oder Dienstleistungen für interne oder externe Kunden herzustellen.

Der Einsatz technologiegestützter Informationssysteme, vor allem der Einsatz von Querschnittsystemen (ERP) ist gekennzeichnet durch ständige Interaktionen zwischen den einzelnen Komponenten (Aufgabe, Mensch, Technik). Wenn also das Arbeitssystem nicht deckungsgleich oder mindestens stark überlappend ist mit dem Informationssystem kann ein Querschnittsystem nicht den Nutzen bringen, den es bringen muss, um die Effizienz im Prozess erbringen zu können.

Horizontale Untergliederung von Informationssystemen, abhängig von Zweck und Umfang des Systems, in Informationssystemarten:

Operative Systeme, zur Unterstützung operativer Geschäftsprozesse, wie Abrechnung, Disposition, Verwaltung..etc., für diese gibt es folgende Unterarten:

• Administrationssysteme
  Einsatz im operativen Bereich unterer Unternehmensebenen für die klassische betriebliche Abrechnung und Bestandsverwaltung (z.B. Lagerverwaltung, Finanzbuchhaltung, Personalwesen..etc.)
• Dispositive Systeme
  zur Unterstützung des unteren Managements administrativer Prozesse im Bereich kurzfristiger Entscheidungen (z.B. Plankalkulation, Auftragsmanagement, Fertigungssteuerung, Kostenrechnung, Materialbeschaffung)

Planungssysteme:

• Unterstützung des mittleren Managements bei taktischen und strategischen Planungsentscheidungen

Führungsinformationssysteme

• Unterstützung des strategischen TOP-Managements bei Führungsentscheidungen. Daten müssen in aggregierter und selektierter Form vorliegen, um Führungsrelevant aufzuweisen.

Querschnittssysteme decken alle die oben genannten Systemarten ab. Zu Querschnittsystemen gehören komplexe ERP-Systeme, die grundlegende operative Prozesse, dispositive Prozesse, administrative Prozesse und Führungsprozesse abbilden.

Der Einsatz von Informationssystemen dient zur
– Realisierung zahlreicher strategischer Unternehmensziele und
– stellt daher einen wesentlichen Teil unternehmerischer Erfolgsfaktoren dar.

Strategische Unternehmensziele sind leichter zu erreichen durch betriebliche Informationssysteme:

1. exzellente Betriebsabläufe leichter zu erreichen durch
   Process Analytics
2. neue Produkte, Dienstleistungen, Geschäftsmodelle (Innovationen) leichter zu erreichen durch
   ERP, Digital Business
3. Kunden und -Lieferantennähe leichter zu erreichen durch
   EDI / CRM / ERP
4. Optimierte Entscheidungsfindung leichter zu erreichen durch
   Business Intelligence / ERP
5. Motivierte und gut ausgebildete Mitarbeitende leichter zu erreichen durch
   eHRM (electronic Human Ressource Management) / ERP

Ein gezielter Einsatz IT-gestützter Informationssysteme zur Erreichung der oben genannten, strategischen Unternehmensziele führt zu

• Wettbewerbsvorteilen und trägt so zur Sicherung des
• Unternehmensfortbestands bei.