Warum Software nur eine Ressource ist

Am liebsten wäre es uns, wir würden eine Software kaufen, diese installieren und dann läuft alles sofort besser. Bei sehr einfachen Abläufen und Strukturen ist dies möglich, z.B. um zu telefonieren oder um im Internet zu surfen, also immer dann, wenn es in sich gekapselte Tätigkeiten gibt, die eine Person oder eine sehr geringe Zahl von Personen in kurzer überschaubarer Zeit ausführen und bei welchen es keine nachhaltigen Informationen gibt, die in einem übergeordneten Kontext zu verarbeiten und auszuwerten sind.

Komplexere Gebilde, wie Organisationen, bzw. Unternehmen bestehen aus einer Gruppe von Menschen, die versuchen, den Vorgängen einen gewissen Sinn abzugewinnen und aus dieser Erkenntnis heraus handeln, um übergeordnete Ziele zu erreichen. Unternehmensorganisationen befinden sich in dynamischen Umwelten, d.h. die Rahmenbedingungen des Handeln in Unternehmen ändern sich immer schneller. Der wesentliche Kern von Unternehmensorganisationen besteht aus wechselseitigen Handlungen, die in arbeitsteiliger
Kooperation und Koordination miteinander verknüpft sind.

Für solche komplexeren Gebilde ist die Digitalisierung von Organisation genauso komplex wie die Organisation selbst. Wenn die Organisation ineffizient ist und digitalisiert wird, so generiert man eine ineffiziente digitale Organisation, denn Digitalisierung führt nicht automatisch zu Effizienzsteigerung in den Abläufen.

Software alleine, die als Anwendung in komplexen Gebilden dient, ist keine Lösung, denn Software ist eine Ressource für lösungsorientierte Dienstleistungen und kein Produkt, das man kauft, ins Eck stellt und wenn man es braucht, ist die Benutzung selbsterklärend. Findige Marketingexperten von Softwareherstellern behaupten zwar regelmäßig das Gegenteil. Ingenieure und Consultants die dann diese Software gemeinsam mit den Kunden implementieren und vor allem die Kunden selbst, wissen, dass Software für Organisationen eine Ressource ist, die bedarfsgerecht einzusetzen ist und kein einfaches Consumer Produkt.

Es gibt eine Studie, der www.standishgroup.com, die genau das bestätigt, was wir tagtäglich in der Praxis erleben:

Diese besagt, dass im Durchschnitt

• weniger als ein Drittel (1/3) erfolgreich
• weniger als ein Viertel (1/4) nicht erfolgreich und
• der Rest (ca. die Hälfte) nur teilweise erfolgreich

abgeschlossen werden.

Erfolgreich abgeschlossen heißt:

• IT-Projekt wurde innerhalb der vorgegebenen Zeit abgeschlossen
• IT-Projekt wurde innerhalb des vorgegebenen Budget abgeschlossen
• Das Projektergebnis ist im Einsatz und erfüllt alle Anforderungen

Es gibt einige Hauptfaktoren, die Ursache sind für den Erfolg oder Misserfolg von komplexen IT-Projekten:

Erfolgsfaktoren für den erfolgreichen Abschluss eines IT-Projekts:

• Realistische Erwartungen
• Klare Anforderungen
• Einbindung der Endbenutzer
• Unterstützung durch das obere Management
• Ordentliche Planung

Misserfolgsfaktoren für den erfolglosen Abschluss eines IT-Projekts:

• Unrealistische Erwartungen
• Unvollständige Anforderungen
• Fehlende Einbindung der Endbenutzer
• Fehlende Unterstützung durch das obere Management
• Ressourcenmangel

Wir können, im Sinne des Bewusstseins, dass Software nur eine Ressource ist, hoffen, dass wir eine Software finden, die eine passende Ressource für uns ist. Allerdings gehört zusätzlich zur Software noch eine Planung anhand welche die Einzelschritte durchgeführt werden, die benötigt werden, um diese Ressource zielgerecht einzusetzen und kompetente Personen, die diese Einzelschritte effizient gemeinsam gehen.

Alleine die Hoffnung auf eine passende Software ist in den meisten Fällen nicht ausreichend, auch nicht, wenn der Nachbar oder Wettbewerber oder ein Partner in der eigenen Wertschöpfungskette die gleiche Software besitzt. Daher ist es erforderlich sich Gedanken zu machen über die eigenen Anforderungen an diese Software und auch über die Anforderungen an die Einführungsplanung und an die Kompetenzen der Personen, welche die Implementierung dieser Software verantworten sollen.

Eine Anforderung ist eine Bedingung oder Fähigkeit,

1. die ein Benutzer benötigt, um ein Problem zu lösen oder ein Ziel zu erreichen.
2. die ein System oder eine Systemkomponente erfüllen oder besitzen muss, um
   – einen Vertrag,
   – einen Standard,
   – eine Spezifikation oder
   – andere formell vorgeschriebene Dokumente
   zu erfüllen.
3. eine dokumentierte Darstellung einer Bedingung oder Fähigkeit wie in (1) oder (2).

Die Anforderungen an ein System sind

• die Beschreibungen der Dienste, die ein System bereitstellen soll und
• die Beschränkungen für seinen Betrieb.

Anforderungsmanagement ist ein Prozess mit dem Ziel, die relevanten Anforderungen aller Stakeholder zu ermitteln und zu dokumentieren. Es ist, im Detail, ein kooperativer, iterativer, inkrementeller Prozess, dessen Ziel es ist zu gewährleisten, dass alle relevanten Anforderungen bekannt und in dem erforderlichen Detaillierungsgrad verstanden sind, die involvierten Stakeholder eine ausreichende Übereinstimmung über die bekannten Anforderungen erzielen, alle Anforderungen konform zu den Dokumentationsvorschriften dokumentiert, bzw. konform zu den Spezifikationsvorschriften spezifiziert sind.

Der Prozess des Anforderungsmanagement verläuft iterativ in mehreren Schritten:

1. Anforderungsermittlung
   1. Ermittlung von Anforderungen durch Interaktionen mit Stakeholdern (z.B. Interviews)
2. Anforderungsanalyse und -vereinbarung
   1. Thematische Gruppierung des bisher unstrukturierten Sammlung von Anforderungen (z.B. mit Hilfe des FURPS-Modells)
   2. Priorisierung der Anforderungen durch zielorientierte Verhandlungen mit den Stakeholdern (z.B. App-User wollen benutzerfreundliche versus App-Provider kostengünstige Lösungen)
3. Anforderungsdokumentation
   1. Dokumentation der Anforderungen (z.B. gemäß formeller Dokumentationsvorschriften)
4. Anforderungsvalidierung
   1. Überprüfung, ob Anforderungen tatsächlich vom Kunden gewünscht sind (ggf. zurück zu 1.)

Verbesserung der Qualität durch Anforderungsmanagement

Durch den Einsatz von Anforderungsmanagement werden Qualität, Produktivität und Risikomanagement verbessert:

Leider ist es so, dass viele Unternehmen erst Mal sehr viel Lehrgeld bezahlen, wenn es um Projekte der digitalen Transformation geht. Zudem sehen viele Unternehmen, gerade im deutschen Mittelstand, auch nicht die Potentiale, die geschöpft werden können durch den gezielten Einsatz der Digitalisierung.